Quy định về xác nhận thông tin đặt phòng

ĐIỀU 1. QUY ĐỊNH NHẬN VÀ TRẢ PHÒNG:

1.1. Thời gian nhận phòng:

Trừ khi có thông báo và/hoặc xác nhận khác từ Khu Nghỉ Dưỡng:

1.1.1. Thời gian nhận phòng tại Khu Nghỉ Dưỡng là từ 14:00 giờ ngày Khách đến. Các yêu cầu nhận phòng sớm trước 14:00 giờ cần được thông báo trước và có xác nhận của Khu Nghỉ Dưỡng tùy theo công suất, tình trạng phòng sẵn có nhưng không sớm hơn 12:00 giờ ngày Khách đến.
1.1.2. Nhận phòng sớm trước 6:00 giờ sáng sẽ chịu phí tương đương với 100% Giá 01 đêm phòng.
1.1.3. Nhận phòng sớm từ sau 6:00 giờ sáng đến 12:00 giờ sáng sẽ chịu phí tương đương 50% Giá Gói Phòng bao gồm bữa sáng. Các bữa ăn và dịch vụ khác (nếu có nhu cầu sử dụng) sẽ thanh toán theo giá công bố tại Khu Nghỉ Dưỡng.
1.1.4. Các khoản phí nhận phòng sớm sẽ phải thanh toán ngay tại thời điểm thông báo đề nghị nhận phòng sớm được Khu Nghỉ Dưỡng xác nhận.

1.2. Thời gian trả phòng:

Trừ khi có thông báo và/hoặc xác nhận khác từ Khu Nghỉ Dưỡng:

1.2.1. Thời gian trả phòng tại Khu Nghỉ Dưỡng không muộn quá 12:00 giờ.
1.2.2. Khách có thể trả phòng muộn tùy theo tình trạng phòng sẵn có được Khu Nghỉ Dưỡng xác nhận và phải trả thêm phí như sau: Nếu trả phòng từ sau 12:00 giờ đến 18:00 giờ, 50% Giá Phòng không bao gồm bữa ăn & các dịch vụ khác. Các bữa ăn và dịch vụ phát sinh (nếu có nhu cầu sử dụng) sẽ thanh toán theo giá công bố tại Khu Nghỉ Dưỡng; Nếu trả phòng sau 18:00 giờ, 100% Giá 01 đêm phòng.
1.2.3. Khách hàng sử dụng phòng trong ngày sẽ chịu phí tương đương 50% Giá Gói Phòng đã mua.
1.2.4. Sau khi hoàn thành các thủ tục nhận phòng, Khách sẽ phải thanh toán tiền Giá Gói Phòng cho toàn bộ khoảng thời gian lưu trú như đã đăng ký với Khu Nghỉ Dưỡng, không phụ thuộc vào việc Khách trả phòng trước thời gian trả Phòng.

1.3. Các khoản phí nhận phòng sớm/trả phòng muộn nêu trên sẽ đươc tính theo (i) Giá Công Bố của Vanlong Garden khi Khách trực tiếp thanh toán cho Vanlong Garden hoặc (ii) giá theo hợp đồng/thỏa thuận giữa Vanlong Garden và Đối Tác nếu Đối Tác là bên thanh toán.

ĐIỀU 2. CHÍNH SÁCH ĐẶT PHÒNG

2.1. Tất cả các Yêu Cầu Dịch Vụ, Danh Sách Xếp Phòng của Khách/ Đối Tác phải được gửi cho Vanlong Garden dưới hình thức email hoặc văn bản trước khi Khách làm thủ tục nhận phòng.

2.2. Trong mọi trường hợp Khách (bao gồm một cá nhân, một nhóm hoặc nhiều nhóm Khách khác nhau) đặt phòng qua Đối Tác để sử dụng cùng một căn Family của Vanlong Garden, Đối Tác phải đảm bảo:

2.2.1. Giá Gói phòng dựa trên mặc định 02 người lớn trong 01 phòng Khu Nghỉ Dưỡng.

2.2.2. Đối Tác đã thông báo đến toàn bộ Khách về việc sẽ ở chung căn Family với các khách hàng khác đặt phòng qua Đối Tác;

2.2.3. Toàn bộ Khách đã đồng ý và ký xác nhận chấp nhận việc ở Phòng Family và tự chịu trách nhiệm về tài sản cá nhân và các vấn đề cá nhân khác trước khi làm thủ tục nhận phòng.

2.2.4. Vanlong Garden được miễn trừ trách nhiệm trong việc giải quyết các mâu thuẫn/tranh chấp giữa các Khách ở chung phòng Family.

2.3. Quy định về lưu trú:

2.3.1. Số lượng Khách tối đa trên một phòng Khu Nghỉ Dưỡng (ngoại trừ các trường hợp đặc biệt được nói rõ) được áp dụng như sau:

a. Tối đa 03 người trong 01 phòng ngủ bao gồm cả trẻ em dưới 04 tuổi: 02 người lớn & 01 trẻ em.

b. Mỗi phòng chỉ được đặt thêm 01 giường phụ tùy theo chính sách áp dụng tại từng Khu Nghỉ Dưỡng.
c. Áp dụng phụ thu trẻ em từ 04 – dưới 12 tuổi và phụ thu người lớn – dành cho khách từ 12 tuổi.

2.4. Trường hợp đặc biệt: trong một số trường hợp đặc biệt (bao gồm nhưng không giới hạn: sự kiện bất khả kháng, hoạt động nâng cấp, sửa chữa Khu Nghỉ Dưỡng v.v…), Vanlong Garden có quyền di dời Khách sang loại phòng khác có tiêu chuẩn tương đương loại phòng/ Khu Nghỉ Dưỡng mà Khách/ Đối Tác đã đặt và được Vanlong Garden xác nhận.

2.5. Thông tin cung cấp cho Khu Nghỉ Dưỡng

2.5.1. Thông tin cung cấp trước ngày đến

a. Để Khách nhận được chất lượng dịch vụ tốt nhất từ Khu Nghỉ Dưỡng và đảm bảo an ninh cho Khách, Khách/ Đối Tác cần cung cấp cho bộ phận đặt phòng của Khu Nghỉ Dưỡng:

(i) Danh sách tất cả các Khách hàng (họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, chứng minh nhân dân/thẻ căn cước công dân, số hộ chiếu, quốc tịch, bản sao thẻ tạm trú):
+ Khách lẻ: Phải được gửi tới bộ phận đặt phòng của Khu Nghỉ Dưỡng theo hạn dưới đây kể từ ngày nhận được xác nhận đặt phòng, nhưng không muộn hơn hạn hủy phòng không tính phí:
* Mùa thấp điểm: 3 ngày
* Mùa cao điểm: 7 ngày
* Mùa đỉnh điểm lễ tết: Tại thời điểm đặt phòng
+ Khách đoàn: Chi tiết theo hợp đồng khách đoàn.

(ii) Thông tin chuyến bay và thời gian tới Khu Nghỉ Dưỡng dự kiến cần được cung cấp cho Khu Nghỉ Dưỡng ít nhất 05 ngày trước ngày Khách đến trong trường hợp Khách yêu cầu dịch vụ đón, tiễn.
(iii) Nếu Khách/ Đối Tác không cung cấp danh sách đặt phòng đúng hạn, Vanlong Garden có quyền hủy đặt phòng khỏi hệ thống, từ chối áp dụng giá ưu đãi theo Voucher, xác nhận Yêu Cầu Dịch Vụ, thỏa thuận, hợp đồng đã ký kết giữa Khách/ Đối Tác và Vanlong Garden. Trong trường hợp đó, Vanlong Garden sẽ áp dụng Giá Công Bố tại Khu Nghỉ Dưỡng vào ngày Khách làm thủ tục nhận phòng nếu còn phòng trống, và Đối Tác sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm giải quyết các khiếu nại của Khách phát sinh do việc cung cấp thông tin muộn.
(iv) Các yêu cầu đặc biệt khác như phòng ở Khu Vườn Quê, Khu Đất Ngập Nước vv sẽ được cung cấp tùy thuộc vào khả năng sẵn có của Khu Nghỉ Dưỡng tại thời điểm nhận phòng.

b. Thay đổi thông tin:

(i) Bất cứ sự thay đổi nào về thông tin bữa ăn, dịch vụ phát sinh so với Yêu Cầu Dịch Vụ ban đầu cần được gửi cho bộ phận đặt phòng của Khu Nghỉ Dưỡng và được xác nhận của Bộ phận đặt phòng ít nhất 02 ngày trước ngày Khách nhận phòng. Nếu sự thay đổi không được xác nhận trước, Vanlong Garden có quyền thực hiện đồng thời các biện pháp sau:

+ Áp dụng Giá Công Bố tại Khu Nghỉ Dưỡng vào ngày Khách làm thủ tục nhận phòng và Đối Tác sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm giải quyết các khiếu nại của Khách phát sinh do việc cung cấp thông tin muộn.

+ Trong trường hợp có thêm Khách (bao gồm cả trẻ em) không có xác nhận trước, Khách/ Đối Tác sẽ phải trả một khoản phụ thu tương ứng theo bảng Giá Công Bố của Khu Nghỉ Dưỡng tại thời điểm nhận phòng. Trong trường hợp đặt phòng được thực hiện thông qua Đối Tác, Đối Tác sẽ phải trực tiếp thanh toán khoản phụ thu hoặc Vanlong Garden có quyền khấu trừ khoản phụ thu vào bất cứ khoản thanh toán nào của Đối Tác cho Vanlong Garden.

2.5.2. Thủ tục nhận phòng

a. Khách cần xuất trình chứng minh thư hoặc hộ chiếu và/hoặc Giấy khai sinh đối với trẻ em và chụp ảnh khi làm thủ tục nhận phòng để phục vụ mục đích đăng ký, Khu Nghỉ Dưỡng sẽ giữ một bản sao của những giấy tờ này. Trong trường hợp Khách không xuất trình được giấy khai sinh của trẻ em, Khách/ Đối Tác đồng ý dùng chiều cao của trẻ để xác định số tuổi của trẻ, cụ thể như sau:

Chiều cao	Độ tuổi
Dưới 1m	Dưới 4 tuổi
1m-1m40	Từ 4 đến dưới 12 tuổi
Trên 1m40	Từ 12 tuổi

b. Bằng việc đồng ý mua và sử dụng các dịch vụ của Vanlong Garden, Khách đồng ý cho phép Vanlong Garden chụp ảnh và sử dụng hình ảnh của Khách để phục vụ mục đích thống kê, quản lý lưu trú. Vanlong Garden cam kết không sử dụng/cung cấp hình ảnh của Khách cho bên thứ ba vì mục đích khác trừ trường hợp thực hiện theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc được sự đồng ý trước của Khách.

2.5.3 Dịch vụ đón, tiễn tại sân bay:

Đối với trường hợp đặt xe riêng, số hiệu chuyến bay, thời gian chuyến bay phải được cung cấp cho Khu Nghỉ Dưỡng ít nhất 02 ngày trước ngày nhận phòng để Khu Nghỉ Dưỡng bố trí việc đón, tiễn. Nếu có những thay đổi hoặc yêu cầu đón, tiễn bị hủy, cần thông báo cho Khu Nghỉ Dưỡng chậm nhất 02 ngày (48 giờ) trước ngày nhận phòng. Mọi trường hợp thông báo sau thời hạn này sẽ bị áp dụng phí hủy.

Thông tin liên hệ đặt phòng của Vanlong Garden được đăng tải trên trang web https://www.vanlonggarden.vn.